Ekokymppi (Kajanalands gemensamma kommunala myndighet för avfallshantering)

Ekokymppi, Kajanalands gemensamma kommunala myndighet för avfallshantering, har infört Ropo Capitals digitaliserade hanteringslösning för fakturalivscykel. Den kombinerar fakturering och reskontraservice under ett och samma system, och möjliggör mer omfattande rapportering och fakturaövervakning i realtid.

Processen inleddes när Ekokymppis avtal med det tidigare faktureringssystemets leverantör var på väg att löpa ut. Samtidigt ville företaget förnya en del av sina befintliga arbetsmetoder. Ropo Capital vann anbudsförfarandet för Ekokymppis nya system för fakturering, betalningskontroll och reskontraunderhåll och betalningsrelaterad kundservice. Samarbetet startade i början av 2017.

Den nya lösningen var omfattande för att säkerställa bästa möjliga metod för att effektivisera hela faktureringsprocessen och för att minimera manuellt arbete.

– Servicen vi har fått har varit 100 % professionell. Ropo Capitals system klara att rulla ut och sakkunnig personal gjorde processen enkel. Vi är mycket nöjda med Ropo 24-systemet, säger Jukka Oikarinen, verkställande direktör på Ekokymppi.

– Schemat för utbyggnaden var snävt, eftersom det tidigare systemet var tvunget att bli helt inaktiverat. Ropo Capital klarade utmaningen riktigt bra. Trots brådskan, visste vi hela tiden att processen är väldigt mycket under kontroll, fortsätter Oikarinen.

Mot bättre förståelse

Ekokymppi är en avfallshanteringsorganisation som grundades av kommunerna i Kajanaland. Utöver sina myndighetsfunktioner, utför de arbete i samband med återvinning och behandling av avfall, och sprider information. All dess kommunala avfallshanteringsfakturering för både företag och privatpersoner hanteras nu genom Ropo 24-systemet.

– Innan hade vi två separata faktureringssystem och en del av dataöverföringen gjordes manuellt. Nu anges informationen in i Ropo 24 utan gränssnitt och alla fakturor är synliga i realtid i kundfordringar. Processen fortskrider elektroniskt från fakturering till konton beskriver Oikarinen.

Lösningen för Ekokymppi ligger i linje med Ropo Capitals övergripande servicestrategi: den bygger på en omfattande, högt automatiserad process där varje del är lätt att följa.

– Vi ville inte att utläggning av fakturering och reskontraunderhåll skulle leda till förlust av kontroll. Med Ropo Capital, hände faktiskt det motsatta – vi har nu en bättre känsla för vår fakturering. Ropo 24 visar status för fakturor och ger kassaflödesprognoser i realtid. Det är mindre rutinarbete inblandat och mer information tillgänglig, berömmer Oikarinen.

– Vi behöver inte längre vänta på att data ska överföras till böcker och för rapporter i slutet av månaden. All information är tillgänglig hela tiden. Allt som allt, rapporteringen fungerar riktigt bra, fortsätter Oikarinen.

Lösning byggd för behov inom avfallshantering

Enligt Ville Räsänen, kundansvarig på Ropo Capital ger digitaliserad hantering av fakturans livscykel sina användare den största konkurrensfördelen när den är anpassat till specifika krav i branschen. Effekterna är uppenbara, inte bara i resursfördelningen, utan också i slutkundservicen.

– Många avfallshanteringsorganisationer funderar på att byta sina system. Vår tjänst för fakturans livscykel är anpassad till branschen – enligt vår erfarenhet, garanterar detta den bästa lösningen för både kunden och kundens kund. Ekokymppi är ett utmärkt exempel på detta, påpekar Räsänen.

Även om Ekokymppi var mest intresserade av processdigitalisering och övervakning i realtid och rapportering var kostnadsbesparingar också välkomna. Den nya lösningen möjliggör lägre kostnader även om kundservicetiderna är längre.

– Redan i anbudsskedet stod Ropo Capitals transaktionsbaserade prissättning ut från resten. Vi vet alltid exakt vad allting kostar. Det finns inga överraskningar eller extra kostnader. Dessutom, tack vare Ropo Capital, är den betalningsrelaterade kundservicen öppen längre, och vi behöver inte anställa en ny reskontrahanterare när den nuvarande snart går i pension.

– Allt detta leder till besparingar, som uppgår till tiotusentals även innan arbetskraftskostnader. Och uppenbarligen kommer reskontracykeln att gå mycket snabbare – vilket är självklart. På sikt kommer vi att spara både pengar och resurser.

Kajanaland gemensamma kommunala myndighet för avfallshantering driver verksamhet i Kajanaland och Vaala och har specialiserat sig på lagstadgade avfallshanteringsrelaterade tjänster och myndighetsfunktioner. Dess serviceområde har cirka 78.000 invånare. Översynen av faktureringssystemet är en del av konsortiets nya policy, som lägger tonvikt på kärnuppgifter och deras utveckling. www.ekokymppi.fi